La foire aux question représente un compilation des questions les plus fréquemment posées au support, merci de les parcourir avant de nous contacter ( via email ). 

- Avant toutes choses vérifier si vous disposez de la dernière version du logiciel !

Par défaut EcoGest propose de vérifier si une mise à jour est disponible tous les 7 jours, si toutefois vous rencontrez un fonctionnement inhabituel veuillez impérativement vérifier si une mise à jour est disponible à partir du volet "Divers", bouton "Mise à jour" et suivez les instructions ( cette opérations peut prendre plusieurs minutes ). Si vous ne parvenez pas à utiliser la mise à jour automatique reportez-vous au dernier paragraphe de cette page pour l'effectuer manuellement  

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- Mise à jour du 16/01/2023 ( version 4.20a )

Les attestations fiscales 281.86 sont maintenant finalisées avec l'export XML Belgotax ( module optionnel )

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- Messagerie Gmail

La messagerie gmail gratuite est limitée à 500 messages toutes les 24 heures, ou à 500 destinataires différents pour un même e-mail, si vous utilisez cette messagerie pour l'envoi de vos factures ou rappels il est tres probable que le programme ne puisse plus envoyer d'emails à un moment donné de la journée et vous retourne un message d'erreur :  vous devez alors attendre le lendemain afin que votre quota retombe à zéro et que EcoGest puisse à nouveau envoyer vos factures /rappels. Il est inutile de contacter le support EcoGest à ce sujet car il n'est possible de déroger à cette règle qu'en passant à la version payante ou utiliser un serveur de messagerie professionnel lié au domaine de votre école ou commune. plus d'infos ici

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- Certaines attestations fiscales de garderies sont incomplètes

La déduction fiscale des frais de garderies est acquise jusque l’âge de 14 ans de l’enfant, cet âge une fois atteint, plus aucun frais de garderie n’est imprimé sur les attestations fiscales

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- Un produit n’apparait pas ( ou partiellement ) dans les attestations fiscales ( et / ou ONE )

Pour être pris en compte dans les attestations fiscales un produit doit être déclaré de type « Garderie » dans les différentes années scolaires  : Dans le(s) année(s) scolaire(s) correpondante(s), Volet « Signalétique », cliquez sur « Produits », allez dans l’onglet « Avancé », sélectionnez la ligne du produit et cliquez sur « F6 », sélectionnez alors « Garderie » dans la colonne « Type » pour les produits qui doivent être pris en compte dans l’attestation fiscale
Si vous souhaitez que ce produit soit pris en compte pour les attestations ONE, sélectionnez « Oui » dans la colonne ONE.
Vous pouvez modifier plusieurs produits un après l’autre et cliquez sur « F4 » pour valider

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- Le programme imprime ( ou pas ) une attestation fiscale alors que son solde ne semble pas correspondre au solde débiteur maximum des attestations fiscales

Cette option ne fonctionne que si vous laissez vos années scolaires ouvertes lors de la création de la nouvelle année ( pas de report de soldes ) et que vous continuez à apurer les différentes années distinctivement. Attention le solde est calculé sur la période pour laquelle vous souhaitez imprimer vos attestations fiscale si vous imprimez pour 2018 il va cumuler le solde de Janvier à juin 2018 pour l’année scolaire 2017-2018 et de septembre 2018 à  décembre 2018 sur l’année scolaire 2018-2019

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- Le prix du produit dans la facture n’est pas modifié lorsque je modifie le prix dans la liste des produits

Lorsque l’on modifie le prix d’un produit pour une période dans la liste des produits, seuls les produits non encore facturés ( quantité à zéro ) pour cette période changent de prix, les produits déjà facturés quant à eux restent aux prix initial, si vous souhaitez les modifier, aller dans le volet « Encodage », « par classe », et modifiez les prix du produit pour chaque élève à qui il a été facturé

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- Le programme cesse de fonctionner lors d’une impression avec un message concernant le fichier « FICPRINT » 

Cette erreur peut apparaitre après un problème réseau ou un coupure de courant, normalement il suffit de fermer le programme et le relancer ensuite pour recommencer l’opération. Si le problème persiste allez dans le menu « Options »,  « Fichiers », « Réinitialiser le fichier impression » et le problème sera alors résolu

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- EcoGest est devenu subitement lent et certaines fonctionnalités semblent ne plus aboutir.

Excepté si vous ajoutez des dizaines de milliers de données d’un jour à l’autre ( ce qui est impossible dans une école ) le programme n’a aucune raison de décider de vous ennuyer et devenir plus lent que la veille. La raison de ces lenteurs provient donc du réseau et/ou de votre serveur : Certaines communes utilisent maintenant le réseau internet ( WAN ) pour faire transiter les données des programmes qui sont alors stockées sur un serveur de l’administration. Le débit de ce type de réseau est malheureusement assez aléatoire quelques soit les garanties et débits théoriques proposés par le fournisseur d’accès et peuvent fluctuer d’une heure à l’autre en impactant fortement le fonctionnement de votre programme. Le support EcoGest n’a pas connaissance de votre infrastructure et ne peut vous assister sur ce type de problème qui dépend directement de votre service informatique : une utilisation sur un réseau local ( LAN ) avec backup éventuel à la commune ou un système RDP ( remote desktop )  doit être préféré à ce type de fonctionnement « distant ».

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- Lors du démarrage du programme un message s’affiche « Paramètre(s) incorrect(s), vérifiez votre configuration

Ce message apparait lorsque la machine / serveur où sont stockées les données est inaccessible suite à un problème réseau, de la perte d’un raccourci réseau sur votre machine ou l’inaccessibilité de cette machine / serveur ( machine éteinte, répertoire déplacé ). Si vous cliquez sur le bouton OK la fiche configuration s’affiche  et le chemin « habituel » des données est affiché dans la zone « répertoire de travail », lorsque ce répertoire est à nouveau accessible cliquez sur le bouton F4 et le programme va redémarrer normalement, sinon il vous affichera à nouveau le message stipulant que vos paramètres sont incorrects. Si vous travaillez en réseau, Le support EcoGest n’a pas connaissance de votre infrastructure et ne peut vous assister sur ce type de problème qui dépend directement de votre service informatique.

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- Lors de l’export Excel, le programme m’indique qu’il ne peut pas lancer Excel

SI votre copie de office est légale et que vous n’utilisez pas office 365 online, c’est que la version de votre office est en 64 bits, hors pouvoir dialoguer avec EcoGest il est nécessaire d’utiliser une version 32 bit ( la différence 32 – 64 ne se fera sentir que si vous manipulez des fichiers Excel ou Word  de plus de 4 giga octets ! ) veuillez demander à votre informaticien de remplacer votre version office par l’identique en 32 bits

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- Lors de l’export Excel certaines données sont incorrectes

C’est parce-que vous utilisez les recherches sur les liste définitives, hors ces listes demandent une  génération préalable et n’évoluent plus une fois générées, pour rechercher et / ou exporter des élèves dans les données actuelles allez dans le menu « Elèves », « Recherches » la procédure est identique à celle que vous utilisez dans les liste définitives

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- Le message "le fichier est bloqué par un autre utilisateur" apparait lors de l'encodage d'une facture ou un paiement

Ce message signifie qu'un autre utilisateur est occupé à effectuer une opération similaire à la vôtre et que vous devez attendre qu'il termine ou qu'il abandonne son opération en cours afin que vous puissiez effectuer la vôtre

Si aucun autre utilisateur n'est connecté sur la base de donnée vérifiez que l'application EcoGest ne soit pas lancée plusieurs fois sur votre machine , il se peut également que votre antivirus bloque un fichier ou qu'un backup automatique soit en cours sur le serveur .

Si aucun cas de figure ne correspond il peut rarement s'agir d'un blocage résiduel sur votre machine qu'un redémarrage va annuler, dans tous les autres cas il s'agit d'un problème lié à l'infrasctructure dont seul votre service informatique à la connaissance.

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- Les données affichées dans l’état des comptes par élève sont difficile à comprendre

Il existe deux onglets principaux dans cette fenêtre, le premier « Par date » affiche les opérations par ordre chronologique tandis que le second « par conciliations » affiche la ventilation des paiements regroupés par facture : Il se peut que cette ventilation soit complexe à comprendre à partir du moment où vous avez effectué de nombreuses annulation apres paiement ou que les paiements aient été effectués de façon anarchiques. Si vous souhaitez clarifier cette liste de conciliations pour pouvez cliquer sur le bouton « calculette » en bas à droite de l’écran, le programme va alors ventiler les paiements de la façon la plus optimale que possible.

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- Quand on encode un élève le programme me dit que le matricule existe déjà / Je dois retrouver un élève qui n’est plus dans l’école.

Aucun n’élève n’est supprimé de la base de données dans l’année où il a été inscrit mais peut-être archivé si son solde est égal à zéro. Pour réactiver un élève archivé allez dans le volet « Signalétiques », « Elèves » cliquez sur le bouton « F5 » et ensuite cliquez sur le bouton à droite de la zone « Nom » de l’élève, la liste des élèves archivés sera alors accessible, rechercher l’élève et cliquez sur « F4 » pour le réactiver, une fois de retour dans la fiche élève, sélectionné éventuellement la nouvelle classe de l’élève et cliquez à nouveau sur « F4 » dans la fiche élève pour finaliser l’opération 

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- Dans l’import des paiements via banque, le fichier n’apparait pas dans la liste

Il peut y avoir plusieurs raisons « externes » pour lesquelles un fichier que vous avez téléchargé de votre home banking ne s’affiche pas dans la liste des fichiers à importer
1 : le fichier n’a pas été téléchargé ou copié dans le bon répertoire qui est affiché en haut de la fenêtre d’import, veuillez vérifier qu’il se trouve bien dans ce répertoire
2 : le fichier ( Dans le cas des CSV ) a été ouvert et enregistré via Excel ce qui a pour impact de modifier son format interne qui n’est alors plus compatible avec EcoGest : Re-télécharger le fichier et l’enregistrer directement sans passer par Excel
3 : le fichier a déjà été traité : chaque fichier traité par le programme est enregistré afin qu’il ne soit plus traité à nouveau, vous pouvez vérifier si le fichier a déjà été traité en le renommant et en relançant l’opération, si il apparait une fois renommé c’est qu’il a bien été traité ( vous pouvez ré-exécuter l’import si vous le souhaitez les paiement déjà enregistrés seront identifiés et placé dans la liste des « virements non importés »)
Si après avoir contrôlé ces 3 causes possibles le probleme subsiste vous pouvez envoyer le fichier par email au support pour vérification, mais quoi qu’il en soit nous vous conseillons d’utiliser les fichiers CODA pour éviter ce type de désagrément

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- Dans l’import des paiements via banque, un fichier est affiché mais aucun paiement n’est importé

Plusieurs raisons peuvent expliquer qu’aucun virement ne soit importé sans pour autant qu’un dysfonctionnement du programme puisse être constaté
1.La raison la plus commune pour laquelle aucun virement n’est importé est que le fichier bancaire ne comporte aucune opération entrante ( paiement ) mais uniquement des opérations sortantes ( versement )
2.Le fichier bancaire ne comporte aucune opération relative au numéro de compte que vous avez défini dans les paramètres de l’application ( Menu « Options », « Configuration », « Software », onglet « Virements » , zone « N° de compte »)
3.Le fichier bancaire ne comporte aucune opération ultérieure à la date qui est définie dans la zone « Ignorer les paiements dont la date est inférieure à » de la liste des fichiers bancaires à traiter
4.Pour les fichiers CSV Belfius les numéros d’extraits n’ont pas encore été attribué par la banque ( attribués lors de l’envoi des extraits papier ou téléchargement des extraits électroniques ) et le programme les rejette dans les « virements non importés »
Si après avoir contrôlé ces 4 causes possibles le problème subsiste vous pouvez envoyer le fichier par email au support pour vérification, mais quoi qu’il en soit nous vous conseillons d’utiliser les fichiers CODA pour éviter ce type de désagrément

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- Comment passer aux fichiers « CODA »

Les fichiers CSV fournis gratuitement par les banques peuvent ne pas être fiables en termes de format, et dépendent parfois de la réception des extraits de banques « papiers » avant de pouvoir être traité.
C’est pour cela que nous conseillons l’utilisation des fichiers CODA qui ont un format standardisé et qui permettent de recevoir journalierement l’état de vos paiements
Pour passer au fichier CODA, il vous suffit de contacter votre banque et demander le home banking permettant d’avoir accès au fichier CODA ( généralement payant, une cinquantaine d’euro par an ), dans certaines banques il faut également demander d’activer les fichiers CODA car ils ne le sont pas d’office ( attention cela peut prendre plusieurs jours et les CODA ne sont pas rétroactifs donc il faut continuer à encoder vos paiements jusqu’au moment où vous pourrez y accéder )
Un fois que vous pouvez télécharger les fichier CODA (Appelez éventuellement le help desk de la banque afin qu’ils vous expliquent la procédure), vous devrez effectuer la manipulation suivante dans EcoGest :
Aller dans le menu « Options », « configuration », « Software » dans l’onglet « Virement » sélectionnez « CODA » dans la liste « Type fichier » et encodez votre compte bancaire ( les 12 derniers chiffres ) dans la zone « numéro de compte » si ce n’est pas fait ( ceci permettra de filtrer ce compte si votre home banking est lié à plusieurs comptes )
Valider alors la configuration avec F4, télécharger ou copier le fichier à l’endroit habituel où vous le faisiez avec les fichiers CSV et lancez l’import des paiements la procédure est alors identiques aux fichiers CSV

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- Comment créer une nouvelle année scolaire

Pour créer une nouvelle année scolaire, aller dans me menu « Fichier », « Créer une année scolaire »
Le programme vous propose l’année scolaire à créer en fonction de la date actuelle ainsi que les paramètres que vous avez utilisé lors de la création de l’année précédente, vous pouvez les modifier si nécessaire
Importer les prix, modèles et souscriptions : le programme ca copier les produits, leurs prix, les modèles d’encodage et souscriptions automatiques dans la nouvelles années ( cette option est généralement conseillée )
Clôturer l’année en cours et importer les soldes.... : cette option permet de reporter les soldes ( positifs ou négatifs ) de chaque élèves en septembre de la nouvelle année sur le produit que vous choisissez dans la liste « produit » ( vous pouvez créer un nouveau produit en cliquant sur le bouton à sa droite ) , si vos choisissez cette option l’année en cours sera clôturée et il sera impossible d’y apporter des modifications et enregistrer des nouveaux paiements ( cette option est laissé à votre libre choix en fonction de votre manière de travailler )
Solder les comptes de l’année en cours : permet de générer une écriture de « solde » équivalent au solde pour chaque élève afin que tous les comptes soient soldé à 0 ( cette option n’est généralement pas conseillée  )

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- Comment manipuler mes élèves manuellement ( création, changement de classe … )

Télécharger le fichier pdf en cliquant sur ce lien

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- Comment organiser les backups

Par défaut le programme va vous proposer d’effectuer un backup une fois par jours lors de sa fermeture avec une alternance de sauvegarde partielle ( l’année en cours ) et totale ( toutes les années ) tous les 7 jours. Nous vous conseillons fortement d’effectuer un backup au moins une fois par jour à la fin de la journée, si vous ne souhaitez pas l’exécuter automatiquement à la fin de la journée ou lors de la fermeture vous pouvez l’exécuter manuellement dans le volet « Divers », « Sauvegarder »

! il est important de ne JAMAIS effectuer de backup sur votre machine, vous devez impérativement utiliser plusieurs exemplaires de clés USB / disque externe que vous devez alterner et conserver dans un endroit sécurisé et / ou différent de celui du PC.
Cette politique de backup n’est peut-être pas nécessaire lorsque vous fonctionnez en réseau, adressez-vous alors à votre service informatique pour plus d’information

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- Comment restaurer un backup

Insérez la clé ou le lecteur que vous utilisez pour votre backup, allez dans le volet « Divers », «Restaurer » le programme va alors vous proposer le dernier chemin sur lequel il a effectué une sauvegarde et va sélectionner « Partielle » ou « Totale » en fonction de votre dernier backup, il vous propose également les différentes versions disponibles de ce type de sauvegarde ( maximum 3 ) si vous désirez remonter à une date antérieure

Si le répertoire n’est pas valide vous pouvez le modifier le programme va alors recherche et afficher le dernier type de sauvegarde trouve, vous pouvez identifier les sauvegardes EcoGest dans un répertoire par leurs noms de fichier : « EcoSav.ezp » correspond à une sauvegarde totale et « 20182019.ezp » correspond à une sauvegarde partielle d’une année scolaire ( ici 2018-2019 )

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- Faut-il réinstaller complètement EcoGest quand on change de d’ordinateur

Il n’est pas nécessaire de réinstaller complètement EcoGest lors d’un changement d’ordinateur, il suffit de copier / coller ( à l’aide d’une clé USB si nécessaire ) le répertoire complet EcoGest ( généralement c:\EcoGest ) au même emplacement sur le nouvel ordinateur, il faut ensuite créer un raccourci sur le bureau vers le fichier c:\EcoGest\EcoGest.exe
ATTENTION : en cas d’utilisation du programme en réseau le chemin des fichiers indiqué dans la configuration ( Menu « Options », « Configuration », « Software » Zone « répertoire de travail » doit être accessible depuis le nouvel ordinateur

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