Aperçu des fonctionnalités principales

C'est l'aboutissement d'une l'étroite collaboration avec plusieurs dizaines d'établissements scolaires qui ont permis à EcoGest de démontrer son efficacité et sa souplesse .

Plus aucune information et aucune créance ne pourra vous échappertout en augmentant votre disponibilité à vous consacrer à votre tâche principale : LA PEDAGOGIE

Pour cela, nul besoin de disposer d'un matériel "dernier cri" ni d'être un expert en informatique, grâce à son interface simple et intuitive, la prise en main du logiciel ne prend que quelques minutes. Comme il est déjà devenu dans plusieurs centaires d'écoles, ce logiciel deviendra rapidement l'outil indispensable à la gestion de votre établissement…

Une fois les signalétiques de vos classes, élèves et responsables enregistrés, voir mieux, importés directement d'un seul clic depuis votre logiciel « WinPage » ou « ProEco »,EcoGest vous décharge totalement de votre lourde gestion quotidienne.

Inutile par exemple d'établir les nombreux formulaires reprenant les différentes fournitures et services proposés, il vous suffit de définir le prix de chacun de ceux-ci (par périodes, degrés, classes ou élèves) ainsi que leurs caractéristiques (facultatifs, obligatoires et/ou automatiques) et d'imprimer ensuite la fiche récapitulative reprenant ces différents produits accompagnée de l'explicatif adéquat (différents critères d'impression possible : par classes, responsables ou élèves). Après réception de cette fiche complétée par les parents, un bref encodage vous permettra de tout contrôler d'une simple opération !

C'est ainsi que le logiciel va prendre entièrement en charge la gestion comptable, financière et prévisionnelle de votre institution : Fiches récapitulatives, import direct des paiements, relevés et statistiques, édition des rappels et bien d'autres choses…

Il vous suffira maintenant d'imprimer le récapitulatif mensuel détaillé comprenant un formulaire de virement automatique à numérotation structurée. Les paiements par virement éviteront la manipulation d'argent par les élèves et faciliteront la manipulation ainsi que les différentes recherches.

Une liaison (facultative) avec votre organisme bancaire ( Home banking, Isabel… ) vous permettra d'intégrer rapidement les opérations dans votre comptabilité en quelques secondes et sans risque d'erreurs, un relevé des virements non importés vous permettra de retrouver très facilement les erreurs de communication…

Si vous ne disposez toutefois pas d'une telle liaison, l'encodage des paiements sera également facilité par l'utilisation d'un numéro d'opération unique qui affectera automatiquement les sommes reçues dans la comptabilité ( plusieurs autres critères possibles : numéro de matricule, nom de l'élève, de son responsable, la classe…) .

A tout moment, vous pourrez connaître le solde de chaque élève et responsable, les périodes et produits concernés par opération, le montant total des créances ventilés ou non par produit, rechercher un paiement litigieux, envoyer les rappels jusqu'à parfait paiement…

Mais votre travail ne s'arrête pas là et celui d'EcoGest non plus ! Outre la manipulation des données, nous vous proposons de nombreuses autres fonctionnalités !

Gérer efficacement votre cuisine et vos approvisionnements en connaissant à chaque moment le nombre précis de repas, produits et services divers : de façon mensuelle, hebdomadaire ou quotidienne, par classe et par période, la distribution pour chaque élève étant détaillée dans une fiche spécifique...

Un relevé complet de toutes les services et produits effectuées pour chaque élève et / ou classe durant une période déterminée vous garantit une situation fiable et détaillée du montant à rembourser à votre partenaire adéquat ( commune, CPAS ).

Un listing exhaustif sur plusieurs pages détaille par classe, pour chaque période et par élève, tous les renseignements nécessaires à une gestion quotidienne optimale : montants des repas, produits et services consommés, total de la période, récapitulatif des montants payés par les différents modes de transactions ainsi que les remboursements et soldes; impossible de passer à côté d'un renseignement important.

Une situation exacte des différents produits et services souscrits pour chaque classe vous permet de gérer efficacement vos achats et réservations ainsi que d'établir les prévisions pour les périodes à venir…

Avec EcoGest , les demandes de subvention ONE pour l'accueil extra-scolaire ainsi que l'édition des attestations fiscales de garderies sont entièrement automatique, une fois l'année fiscale écoulée, il vous suffit de demander l'impression de l'annexe 241/569.821 avec la possibilité d'en fournir le détail complet détaillant chaque montant pour chaque période

Une spécificité importante de cette application consiste également à établir les statistiques de toute nature (arrêtée ou non à une date déterminée) demandées par le ministère ou autres organismes .

Interroger la base de données est un véritable jeu d'enfant, il suffit de définir les critères désirés parmi les nombreux proposés .

Les nombreux critères, descriptibles sous forme de conditions (égal à, commence par, contient, différent de…), sont mémorisables et se rapportent à toutes les informations concernant les élèves, leurs classes, responsables et conjoints : les interminables recherches ne prennent dès à présent plus que quelques secondes !

Les résultats de vos requêtes ainsi que tous vos listings, indispensable à la diffusion de vos statistiques, sont édités selon votre préférence, sur différents listings préétablis ou exportés dans une feuille de calcul Microsoft Excel, ® personnalisable à souhait…

Une interface de publipostage est également mise à votre disposition. Vous pourrez donc très facilement composer un document personnalisé à l'aide de Microsoft Word® et y fusionner le données de vos élèves, des leurs responsables, des classes mais aussi les différents décomptes, les soldes et même un bulletin de virement à communication structurée. Publiez votre courrier ou vos rappels de manière personnalisée sera maintenant enfantin.